Protezione dei dati personali, conformità normativa e gestione dei rischi digitali

La protezione dei dati personali, la sicurezza delle informazioni e la corretta governance dei dati rappresentano componenti essenziali della continuità operativa, della reputazione e dell’affidabilità di ogni organizzazione. L’evoluzione tecnologica, la diffusione di servizi digitali e cloud, l’interconnessione dei sistemi, l’impiego di strumenti di analisi e profilazione e la crescente dipendenza da infrastrutture informatiche rendono necessario un approccio integrato, fondato sulla valutazione dei rischi e sulla capacità di dimostrare nel tempo la conformità dell’organizzazione. Lo Studio Cugia Cuomo & Associati assiste imprese, operatori regolamentati, soggetti pubblici e privati nella progettazione, nell’attuazione e nell’aggiornamento dei presidi giuridici e organizzativi in materia di protezione dei dati personali, sicurezza delle informazioni, condivisione dei dati e gestione dei rischi digitali.

Aree di assistenza

Compliance privacy e accountability

Lo Studio assiste i clienti nella costruzione e nel mantenimento di programmi di conformità privacy, attraverso:

• analisi dei trattamenti e individuazione dei ruoli e delle responsabilità di titolari, contitolari e responsabili del trattamento;
• redazione, aggiornamento e verifica del Registro delle attività di trattamento;
• individuazione e documentazione delle basi giuridiche, delle finalità, dei tempi di conservazione e delle modalità di trattamento;
• predisposizione e revisione di informative privacy, procedure interne, policy e istruzioni operative;
• definizione delle procedure per la gestione delle richieste degli interessati e per l’esercizio dei diritti previsti dalla normativa;
• analisi dei trasferimenti di dati personali verso Paesi terzi e delle relative garanzie;
• revisione dei contratti e delle clausole privacy nei rapporti con clienti, fornitori, partner tecnologici e fornitori di servizi cloud;
• designazione e aggiornamento delle persone autorizzate al trattamento, dei responsabili del trattamento e degli eventuali contitolari;
• supporto alla formazione e alla sensibilizzazione del personale;
• audit documentali e assistenza nella predisposizione delle evidenze necessarie a dimostrare la conformità.

Valutazione dei rischi, sicurezza e data breach

Lo Studio presta assistenza nella valutazione dei rischi connessi ai trattamenti e nella definizione dei presidi giuridici e organizzativi necessari, anche in coordinamento con le funzioni tecniche e di sicurezza del cliente.

In particolare, l’attività può comprendere:

• valutazioni del rischio privacy e analisi dell’impatto dei trattamenti sui diritti e sulle libertà degli interessati;
• redazione e aggiornamento delle valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati personali, anche per trattamenti basati su nuove tecnologie, profilazione, monitoraggio sistematico, videosorveglianza o trattamento di categorie particolari di dati;
• verifica della coerenza tra trattamenti, architetture dei sistemi, misure tecniche e organizzative e livello di rischio;
• revisione di procedure relative a gestione degli accessi, autenticazione, logging, amministrazione dei sistemi, cifratura, pseudonimizzazione, conservazione e cancellazione dei dati;
• predisposizione e aggiornamento di procedure per la gestione degli incidenti di sicurezza e delle violazioni dei dati personali;
• assistenza nella valutazione dell’obbligo di notifica al Garante e, ove necessario, di comunicazione agli interessati;
• supporto nella gestione dei rapporti con fornitori ICT, cloud provider e soggetti incaricati della sicurezza;
• assistenza in occasione di audit, ispezioni e richieste di informazioni dell’autorità di controllo.

DPO e governance della protezione dei dati

Lo Studio può mettere a disposizione dei clienti un team di professionisti per lo svolgimento delle funzioni di Responsabile della protezione dei dati personali (DPO), ove ricorrano i presupposti per la designazione o quando il cliente scelga di avvalersi volontariamente di tale figura.

Siti web, app, cookie e servizi digitali

Lo Studio assiste nella revisione degli aspetti privacy e regolamentari di siti web, applicazioni e servizi digitali, tra cui:

• informative privacy e cookie policy;
• configurazione giuridica e documentale dei cookie e degli altri strumenti di tracciamento;
• meccanismi di raccolta, registrazione e revoca del consenso;
• strumenti di analytics, advertising, remarketing e gestione delle preferenze;
• rapporti con fornitori di piattaforme, hosting, cloud e servizi digitali;
• modelli di consenso e informative per attività commerciali, promozionali e di profilazione;
• valutazione dei trattamenti effettuati tramite intelligenza artificiale, sistemi automatizzati e strumenti di analisi dei dati, in coordinamento con la disciplina europea applicabile.

Marketing, comunicazioni elettroniche e profilazione

Lo Studio fornisce assistenza in materia di marketing diretto, comunicazioni commerciali e profilazione, con particolare riguardo a:

• basi giuridiche, informative e consensi;
• campagne via e-mail, SMS, messaggistica, telefono e altri canali digitali;
• telemarketing e comunicazioni indesiderate;
• Registro pubblico delle opposizioni e gestione delle opposizioni degli interessati;
• acquisizione e gestione di liste e banche dati per finalità commerciali;
• profilazione della clientela e utilizzo di sistemi automatizzati di valutazione;
• campagne realizzate tramite social network, piattaforme pubblicitarie e fornitori terzi;
• revisione dei processi di conservazione, aggiornamento e cancellazione dei contatti.

Comunicazioni elettroniche, telecomunicazioni e contenuti digitali

Lo Studio assiste operatori di comunicazione elettronica, fornitori di contenuti e servizi online e imprese che utilizzano reti o sistemi informativi rivolti al pubblico, con riferimento agli obblighi privacy e di sicurezza connessi ai servizi offerti.

L’assistenza può riguardare, tra l’altro:

• trattamento e conservazione dei dati di traffico e dei dati relativi alle comunicazioni;
• accesso degli utenti ai dati e gestione delle richieste previste dalla normativa;
• fatturazione e gestione dei rapporti con la clientela;
• sicurezza dei sistemi, autenticazione forte, registrazione degli accessi e amministrazione da remoto;
• gestione delle richieste delle autorità e dei relativi obblighi di collaborazione;
• coordinamento tra normativa privacy, disciplina delle comunicazioni elettroniche e requisiti settoriali applicabili.

Videosorveglianza, biometria e tecnologie di identificazione

Lo Studio presta assistenza nella progettazione e nella verifica di sistemi di videosorveglianza, anche integrati con strumenti di analisi automatizzata, nonché nell’utilizzo di dati biometrici e di sistemi di riconoscimento o autenticazione.

Le attività comprendono:

• valutazione della liceità, necessità e proporzionalità del trattamento;
• redazione delle informative e della documentazione interna;
• verifica dei tempi di conservazione, dei livelli di accesso e delle misure di sicurezza;
• assistenza nella valutazione d’impatto e nella gestione dei rapporti con le rappresentanze dei lavoratori e con le autorità competenti, ove necessario;
• analisi dell’impiego di riconoscimento biometrico, firma grafometrica e altri strumenti di identificazione;
• aggiornamento dei disciplinari tecnici e delle procedure operative;
• verifica dell’applicabilità delle limitazioni e dei requisiti previsti dalla normativa nazionale ed europea per sistemi di riconoscimento facciale e tecnologie analoghe.

Settori regolamentati 

Lo Studio assiste operatori e organizzazioni che trattano dati in ambiti caratterizzati da specifici obblighi normativi o da particolari rischi per gli interessati, tra cui:

• società di recupero crediti;
• società di informazione commerciale;
• banche, intermediari e soggetti che gestiscono sistemi di informazioni creditizie;
• soggetti che operano nel credito al consumo e nella valutazione dell’affidabilità e della puntualità nei pagamenti;
• imprese assicurative e soggetti che utilizzano dati per finalità di valutazione del rischio;
• operatori di comunicazione elettronica e fornitori di servizi digitali;
• editori, giornalisti, gestori di piattaforme, blog e social network.

Data Act, condivisione dei dati e servizi cloud

Lo Studio assiste le imprese nell’adeguamento al Regolamento (UE) 2023/2854 (Data Act), in materia di accesso e utilizzo dei dati generati dall’uso di prodotti connessi e servizi correlati, condivisione dei dati tra imprese e con soggetti pubblici, interoperabilità e passaggio tra servizi di trattamento dei dati.

Ulteriore normativa europea e digitale

In funzione del settore, dei servizi offerti e dei trattamenti effettuati, lo Studio coordina la consulenza privacy con gli ulteriori atti europei applicabili in materia di dati, servizi digitali, cybersicurezza, intelligenza artificiale, comunicazioni elettroniche, piattaforme online, condivisione e interoperabilità dei dati.

L’analisi è svolta caso per caso, per individuare gli obblighi effettivamente applicabili, le autorità competenti, le interazioni tra i diversi regimi e gli eventuali interventi necessari su contratti, processi, sistemi e documentazione aziendale.

Diritti degli interessati, reputazione e diritto all’oblio

Lo Studio assiste persone fisiche, imprese e organizzazioni nella gestione dei diritti previsti dalla normativa privacy e nelle attività di tutela connesse alla circolazione di informazioni online, tra cui:

• accesso, rettifica, cancellazione, limitazione e opposizione;
• portabilità dei dati e gestione delle decisioni automatizzate;
• esercizio dei diritti nei confronti di titolari, responsabili e piattaforme;
• richieste di deindicizzazione e tutela del diritto all’oblio;
• rimozione o contestazione di contenuti lesivi della reputazione diffusi tramite siti, blog, social network e altri servizi online;
• assistenza nella predisposizione di reclami, segnalazioni e istanze;
• coordinamento tra tutela amministrativa, tutela giudiziaria e strumenti previsti dalle discipline di settore.

Assistenza nei rapporti con il Garante e con le autorità

Lo Studio assiste i clienti nei rapporti con il Garante per la protezione dei dati personali e con le altre autorità competenti, in sede stragiudiziale e giudiziale.  L’assistenza è prestata con un approccio integrato, che combina analisi normativa, revisione documentale, supporto organizzativo e coordinamento con le funzioni tecniche, di sicurezza e di compliance del cliente.